Arbetssätt för att ta fram en företagspolicy

Ladda ner hela mutpolicyn

1. Varför ha en skriven etisk policy?

En skriven etisk policy ger en tydlig signal till omvärlden om hur företaget ser på muttagande och bestickning. Förtroendet för företaget hos aktieägare samt hos kunder och andra affärskontakter ökar. För de anställda utgör en skriven etisk policy en praktisk vägledning och ett stöd för hur olika situationer skall hanteras. För företagets VD och styrelse kan det vid ett inträffat mutfall vara av stor vikt från ansvarssynpunkt att ha en skriven etisk policy som är förankrad i organisationen.

Beaktas bör också att många företag redan har egna policies mot mutor, och att dessa företag förväntar sig, eller rent av kräver, av sina leverantörer och andra affärskontakter att också de har - och tillämpar - en motsvarande policy.

En policy skall syfta till att företaget förbjuder alla former av muttagande och bestickning i alla affärskontakter och i alla andra omvärldsrelationer (exempelvis med myndigheter) som företaget är involverat i. Affärskontakterna kan vara direkta eller indirekta, genom dotterbolag eller joint ventures, med leverantörer, kunder, konsulter, mäklare, underentreprenörer, agenter och andra mellanmän.

2. Processen att ta fram en policy

För att företaget effektivt skall kunna bekämpa mutor räcker det inte att en policy tas fram. Företaget måste också säkerställa att rutiner och förhållningsregler utarbetas för genomförandet och den fortlöpande hanteringen av policyn, och att dessa rutiner och förhållningsregler integreras i företagets dagliga verksamhet. Detta ställer bland annat krav på utbildning av de anställda och uppföljning av policyn. Företagets policy behöver utvecklas och revideras allteftersom nya erfarenheter vinns. Också av det skälet är det viktigt att företaget har ett lämpligt system för uppföljning.

2.1 Högsta ledningen bör driva processen

Genomförandet av policyn säkerställs bäst om styrelsen, VD och övrig företagsledning helhjärtat engagerar sig i arbetet att bekämpa mutor inom företaget och i dess omvärldsrelationer. Det är därför av stort signalvärde om det är dessa personer som initierar och driver på processen med att ta fram en policy. Lika betydelsefullt är att de är goda förebilder som uppträder i enlighet med policyn.

Styrelsen bör fastställa policyn.

Styrelsen bör se till att tillräckliga resurser avsätts för att genomföra och fortlöpande hantera policyn.

2.2 Tillsätt en projektgrupp

Företaget bör tillsätta en projektgrupp som ansvarar för det praktiska arbetet med att ta fram en policy, det vill säga analysera risker, skriva förslag, bearbeta synpunkter etcetera, se vidare punkten 3 nedan. För företag som har verksamhet i andra länder är det därvid viktigt att kartlägga gällande rätt och affärsetiska normer i dessa länder (se vidare punkten 5). Gruppen bör ha tillräckliga resurser för uppgiften och en egen budget.

2.3 Hela organisationen bör medverka i utvecklandet av en policy

Företagets alla verksamhetsgrenar bör vara representerade under processen, liksom även eventuella dotterbolag i Sverige och utomlands. Det gäller särskilt sådana delar av företaget som typiskt sett är riskområden, som till exempel avdelningar eller funktioner för inköp, utland, marknad, upphandling, samt forskning och utveckling. Likaså kan det vara lämpligt att de fackliga organisationerna inom företaget är representerade under processen.

För att få en bredare uppslutning och spridning av företagets policy kan det i vissa fall vara lämpligt att den diskuteras med viktiga intressenter utanför företaget innan policyn slutligt fastställs. Det kan gälla underentreprenörer, leverantörer och större kunder som företaget har fortlöpande kontakter med.

2.4 Vilken detaljeringsgrad skall policyn ha? Ta fram kompletterande dokument och översätt policyn

Om policyn skall omfatta all verksamhet inom ett större företag blir den ofta generellt utformad. Policyn kan då behöva kompletteras med förhållningsregler som mer preciserat ger främst företagets anställda ytterligare vägledning i olika frågor. Förhållningsreglerna kan också gälla utbildning och utformningen av internt återrapporteringssystem. Om företaget bedriver verksamhet utomlands bör policyn kompletteras med lokalt gällande policies, som anpassas till lokal lag.

Både policyn och förhållningsreglerna bör översättas till språk som de anställda förstår.

2.5 Fundera igenom på ett tidigt stadium hur policyn skall genomföras och följas upp

En avgörande faktor för efterlevnaden inom organisationen av en företagspolicy är att den genomförs effektivt och grundligt. Det är först när policyn blir en naturlig del av företagets verksamhet som man uppnår en effektiv efterlevnad av den. Beteendemönster kanske måste förändras. Sättet för att föra ut policyn i organisationen och hur den följs upp är därför mycket viktigt (se vidare punkterna 8-14).

2.6 Utveckla ett detaljerat program för genomförande

När policyn fastställs av styrelsen, bör även ett program för genomförande vara klart. En grundläggande del av genomförandet är utbildning av de anställda. Programmet bör ha en klar tidsplan för genomförandet och för återrapportering till styrelsen (se vidare punkterna 8-14).

2.7 Utveckla ett uppföljningssystem

Företaget bör införa ett fortlöpande internt återrapporteringssystem, lämpligen integrerat med de normala rapporteringsrutinerna i företaget, se punkten 13. För företagets anställda är det en hjälp om det finns en lättillgänglig och väl fungerande rådgivningsfunktion att diskutera tveksamma situationer med, se punkten 9.

Tillsammans med fasta rapporteringsrutiner bör övervägas om ett internt meddelande- eller anmälningssystem (så kallat ”whistle blower”-system) skall införas, som ger enskilda anställda möjlighet att kontinuerligt rapportera iakttagelser om brott mot policyn till särskilt utsedd tjänsteman, se punkten 10 nedan. Även frågan om eventuella åtgärder mot dem som inte följer policyns bestämmelser bör övervägas, se punkterna 11-12.

Innehållet i en företagspolicy