Genomförandet och uppföljningen av en företagspolicy

Ladda ner hela Mutpolicyn

8. Utbildning av de anställda

En bred utbildning av samtliga anställda är en förutsättning för att företagets policy skall få ett effektivt genomslag. Ett sätt att göra detta är att chefer och andra ledande befattningshavare efter genomgången utbildning, åläggs att i sin tur utbilda underställd personal. Utbildningen bör vara praktiskt inriktad och återkommande. Särskilt anpassad utbildning kan behövas inom de avdelningar eller funktioner där företagets anställda löper särskild risk att bli utsatta för mutor eller för tryck att använda sig av mutor, såsom inköp, utland, marknad, upphandling samt forskning och utveckling. När företagets policy har reviderats bör all personal utbildas på nytt.

8.1 Webbaserad utbildning

Ett exempel på en IT-baserad grundläggande utbildning kring mutor och bestickning återfinns på www.skanska.se/etikutbildning.

9. Rådgivning till de anställda

Som tidigare sagts ger en skriven etisk policy i sig de anställda stöd för hur de skall hantera olika mutsituationer. En kompletterande trygghetsskapande åtgärd för dem kan vara att det finns en viss, angiven person som kan ge råd och anvisningar om hur tveksamma situationer skall hanteras. Personen kan vara någon på en högre tjänst i företaget, exempelvis chefsjuristen i större företag.

10. Anmälningssystem inom företaget

Ett sätt att främja företagets policy mot mutor, kan vara att införa en ordning som ger de anställda möjlighet att internt påtala att policyn inte har följts eller andra missförhållanden inom företaget. Ett sådant anmälnings- eller meddelandesystem (ofta kallat ”whistle blower”-system eller ”speak up”-system) måste givetvis utformas så att de anställda känner trygghet inför det och inte riskerar att bli trakasserade av arbetsgivaren eller medarbetare till följd av en anmälan. En lösning kan vara att anmälningar kan ske anonymt.

11. Åtgärder mot anställda som inte följer policyns bestämmelser

Det förekommer att företag i sin policy anger att åtgärder kan vidtas mot anställda som inte följer policyns bestämmelser. För företag med anställda i Sverige är varning, omplacering och, i de allvarligaste fallen, uppsägning eller avskedande exempel på sådana åtgärder. Om företaget vill vidta en åtgärd måste den vara proportionerlig mot åsidosättandet av policybestämmelsen. Det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör om ett åsidosättande av en bestämmelse i policyn utgör saklig grund för uppsägning eller avskedande av den anställde ifråga. Omständigheterna i det enskilda fallet bör även vara avgörande för om företaget skall anmäla brottet till åtal.

Företag med anställda i andra länder måste undersöka vilka regler som gäller i detta hänseende i respektive land.

12. Åtgärder mot underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter som inte följer policyns bestämmelser

Företaget bör sträva efter att inte bara dess anställda, utan också dess underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter följer policyn. Önskvärt är därför att underentreprenörer, leverantörer med flera i avtal med företaget eller på annat sätt åtar sig att tillse att de uppfyller företagets policy eller att de har en egen policy av motsvarande slag och innehåll.

Företaget kan självfallet avböja framtida affärer eller samarbete med en underentreprenör, en leverantör eller en annan affärskontakt som företaget bedömer agerar på ett oetiskt sätt. Om en underentreprenör, en leverantör eller en annan affärskontakt inte följt en bestämmelse i företagets policy eller i sin egen policy, och detta utgör en brottslig handling torde förutsättningar alltid finnas för företaget att häva kontraktet eller avbryta samarbetet. För att i andra fall kunna häva ett ingånget kontrakt eller avbryta ett pågående samarbete på grund av att en policybestämmelse inte följts, krävs att detta följer av kontraktet eller att affärskontakten i fråga på annat sätt har uppmärksammats på att så kan ske, exempelvis när denne upprepat eller allvarligt har åsidosatt policyns bestämmelser.

13. Kontroll, revision och återrapportering

Erfarenheten visar att organisatoriska regler endast ger bestående resultat, om de åtföljs av motsvarande kontrollåtgärder. Dessa verkställs genom lämplig finansiell och organisatorisk kontroll.

Företagets redovisning skall självfallet ske i enlighet med tillämpliga, gällande lagar och andra regler, och omfatta alla finansiella transaktioner. Internrevisionen, som syftar till att kontrollera att systemen är tjänliga för sitt ändamål, kan behöva förstärkas. Revisionen bör även inriktas på förebyggande åtgärder.

Interna organisationsåtgärder kan också behöva vidtas. Det kan gälla uppdelning av oförenliga funktioner på flera personer så att beslut, verkställighet, kontroll och rapportering i en viss fråga inte görs av samma person. För mututsatta befattningar kan personalrotation införas, om det är möjligt och ekonomiskt försvarbart. Det är då viktigt att klargöra att en sådan rotation görs i förebyggande syfte och att den inte innebär ett misstänkliggörande av den eller de anställda som berörs. Ett alternativ till personalrotation kan vara att arbeta i grupp för att undvika att beslut fattas av enbart en person. Vidare kan ett ensidigt beroende av en viss leverantör effektivt motarbetas genom att anbud regelmässigt inhämtas från flera tänkbara leverantörer.

Återrapportering till styrelsen av hur policyn genomförts och efterföljs bör ske minst en gång per år. Fasta rutiner för detta bör utarbetas. En ordning kan vara att ha ett frågeformulär med frågor om hur policyn genomförts och efterföljs. Frågorna kan gälla huruvida förhållningsregler utarbetats för mottagande/givande av gåvor och andra förmåner och vilka utbildningar som skett av berörd personal. Det kan sedan åläggas varje verksamhetschef att rapportera in svaren till ledningsgruppen i samband med sedvanlig kvartalsrapportering. Ledningsgruppen kan därefter en gång årligen inför styrelsen redovisa resultatet av dessa rapporter.

14. Offentliggörande av policyn

Policyn kan utgöra del av företagets instrument för corporate governance, det vill säga vara ett hjälpmedel för styrelsen när det gäller bolagsstyrningsfrågor. En ordning kan vara att företaget offentliggör policyn, men däremot ser detaljerade förhållningsregler som företagsinterna dokument.

Ett sätt att stärka omvärldens förtroende för företaget är att brett sprida information om att företaget infört en policy om bekämpning av mutor. Härigenom får företagets kunder, underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter kännedom om företagets nolltolerans mot mutor. Se även punkten 12 ovan.

Exempel på policies